GASとは？Googleのいつもの作業をつなぐ仕組み
GASは何をするもの？
GASはGoogle Apps Scriptの略称です。Googleスプレッドシート、Gmail、カレンダーなどの作業を、プログラムでつなげたり繰り返したりできます。ブラウザーでJavaScriptという言語のコードを書き、Googleのサーバーで実行する仕組みです。自分のパソコンを動かし続ける方式とは異なります。GAS自体は生成AIではありませんが、AIにコード案や説明を頼むことはできます。
どんな仕事に使える？
例えば、スプレッドシートのデータを整える、決まった様式の資料を作る、条件に合う行を集計する、といった使い方が考えられます。Googleサービスをまたぐ処理にも使えますが、使うサービスへの権限が必要です。まずは「何を読み、何を書き換えるか」を一つずつ決めましょう。人によって判断が変わる作業より、同じルールで繰り返す作業が入口に向いています。
小さく始める手順
練習用のスプレッドシートを作り、架空のデータを数行用意します。「拡張機能」→「Apps Script」を開き、まずは見出し行の色を変えるなど、小さな処理から試しましょう。AIに頼むなら、対象シート、変更する範囲、変えない場所を具体的に伝えます。実行前にコードの働きを説明してもらい、元データのコピーで結果を確認します。最初から顧客一覧の更新やメール一斉送信を任せないことが大切です。例えば見出しの色を変える練習なら、値や数式は変えない条件も加えます。空のシートや見出しのない表で試し、エラーになった場合は実行を止めて原因を確認しましょう。
- 入力：練習用の表
- 手順：GASのコード
- 実行：手動またはトリガー
- 確認：変更結果と実行履歴
手動実行から定期処理へ
動きを確かめたら、毎回手動で実行するか、決まった時刻や操作をきっかけに実行するかを選びます。このきっかけを「トリガー」と呼びます。ただし、種類によって使える機能や実行する人の権限が異なります。定期実行を設定しただけで正常動作し続けるとは限りません。重複処理を防ぐ工夫や、失敗したときに実行履歴を確認する方法も用意しましょう。
権限と上限を確認しよう
初回実行などで承認画面が出たら、どのデータへのアクセスを求めているか確認します。説明できないコードや、用途に不要な権限は安易に許可しないでください。GASには実行時間や各サービスの利用上限があり、無制限に処理できるわけではありません。業務で使う前に、件数が増えた場合、途中で失敗した場合、担当者が変わった場合も考えます。まずは一つの小さな作業を、確認しながら自動化するのがおすすめです。