月次の現金照合が3時間から5〜10分に。飲食店3店舗オーナーのChatGPT活用事例

どんなお店で、何に困っていたか

月末の現金照合には、時間がかかっていました。テッド・テイラー氏は、ニューメキシコ州でSchlotzsky'sとCinnabonを併設した飲食店を3店舗営むオーナーです。半導体業界で25年働いたあと、飲食に入りました。独立したフランチャイズ（本部の店名で営む店）の加盟者で、短い時間で食事を出す店です。お客さまの体験と同時に、値付け、人員、設備、社内のルールのような、お客さまから見えない仕事も抱えています。その一つが現金照合（店の現金の出入りと、銀行への入金が合うかの確認）です。公式事例では、3店舗分の月次に3時間かかっていたと紹介されています。

AIに任せたこと

同氏は、この照合にChatGPT Work（長い作業を任せる機能）を使っています。ChatGPTには、短い質問のChat（会話）と、長い作業のWorkがあります。各店の現金取引のデータと銀行の記録をアップロード（ファイルを渡すこと）し、取引と、それに対応する入金を比べています。月に一度、3店舗分を見ています。製品名は、公式事例とヘルプの表記です。画面の入り口は、ChatGPTの基本と使い方にまとまっています。

何が変わったか

公式事例では、同氏の月次の現金照合が3時間から5〜10分になり、かかる時間は94%短くなったと紹介されています。5〜10分は本文、94%は同じ照合の見出しにある数字です。どちらも、同氏の3店舗について公式ページが書いたものです。導入前と導入後は、下の図です。

明日試せる手順

ここからは編集部の提案です。明日試すなら、次の3つです。自分の店の月次の現金照合を一つ選びます。口座番号と個人名を消した表を渡し、合わない行だけを箇条書きで頼みます。出てきたずれは、元の表と自分で突き合わせ、直すかどうかは人が決めます。金額を直す提案は出させません。下の文を、そのままコピーして使えます。

店の現金の動きと、銀行への入金を、口座番号と個人名を消した表で渡します。日付と金額が対応する行を並べ、合わない行だけを、日付・金額・ずれの内容で箇条書きにしてください。金額を直す提案は出さないでください。

注意点

編集部からの注意です。口座番号、個人名、従業員の給与は入れません。ファイルを渡す前に、それらが残っていないかを見ます。入れる前の見分けは個人情報の確認、学習に使われるかはAIの学習設定をご覧ください。最後に人が確認します。公式事例では、同氏は結果を見てから仕事に使っていると紹介されています。同じ業務活用の1本目は、小さな会社のClaude活用事例です。数字は公式ページのものです。